T.C

VAN İPEKYOLU BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

MADDE 1-

AMAÇ ve KAPSAM :

Bu yönetmelik İpekyolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni, Yazı İşleri, Belediye Genel Evrak İşleri ve Evlendirme Memurluğu’nun çalışma usul ve esasları çerçevesindeki hizmetlerin bütünlüğü içerisinde yürütülmesini sağlamak amacıyla düzenlenmiştir.

 

MADDE 2-

DAYANAK :

Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 15.maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

 

MADDE 3-

TANIMLAR

Bu yönetmelikte geçen;

 

Belediye                                        : İpekyolu Belediyesi’ni,

Başkanlık                                     :İpekyolu Belediyesi Başkanı’nı

Müdürlük                                      :İpekyolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,

Personel                                       :İpekyolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nde                                   Görevli Personelleri,

Meclis                                            : İpekyolu Belediyesi Meclisi’ni,

Encümen                                      : İpekyolu Belediyesi Encümeni’ni,

Komisyon                                    : İpekyolu Belediyesi Meclisi İhtisas Komisyonlarını

Büro                                              : 1-Meclis Bürosu’nu 2-Encümen Bürosu’nu 3-Yazı İşleri Bürosu’nu 4-Evrak Kayıt Bürosu’nu 5-Evlendirme Memurluğu Bürosu’nu ifade eder.

 

MADDE 4-

                      TEŞKİLAT VE ORGANLAR

                       Yazı İşleri Müdürlüğü; Müdür, Meclis Bürosu, Encümen Bürosu, Yazı İşleri Bürosu, Genel Evrak Kayıt Bürosu ve Evlendirme Memurluğu Bürosu ile yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

                                 

 

TEŞKİLAT VE ORGANLAR ŞEMASI

 

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

1-Meclis Bürosu

3-Yazı İşleri Bürosu

5-Evlendirme Memurluğu Bürosu

4-Genel Evrak Kayıt Bürosu

2-Encümen Bürosu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MADDE 5-

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ’NÜN GÖREVLERİ

1) Belediye Meclisi ile İlgili Görevleri,

2) Belediye Encümeni ile İlgili Görevleri,

3) Genel Evrak Kayıt ile İlgili Görevleri,

4) Evlendirme Memurluğu ile İlgili Görevleri

5) Arşiv Hizmetleri

6) Diğer Görevleri.

 

1) Belediye Meclisi ile İlgili Görevleri:

a) Stratejik plân ile yatırım ve çalışma programlarını, belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini görüşmek ve kabul etmek.

                                      b) Bütçe ve kesin hesabı kabul etmek, bütçede kurumsal kodlama yapılan birimler ile fonksiyonel sınıflandırmanın birinci düzeyleri arasında aktarma yapmak.

                       c)Belediyenin imar plânlarını görüşmek ve onaylamak, büyükşehir ve il belediyelerinde il çevre düzeni plânını kabul etmek.

        d) Borçlanmaya karar vermek.

                                                  e)Taşınmaz mal alımına, satımına, takasına, tahsisine, tahsis şeklinin değiştirilmesine veya tahsisli bir taşınmazın kamu hizmetinde ihtiyaç duyulmaması hâlinde tahsisin kaldırılmasına; üç yıldan fazla kiralanmasına ve süresi otuz yılı geçmemek kaydıyla bunlar üzerinde sınırlı aynî hak tesisine karar vermek.

         f) Kanunlarda vergi, resim, harç ve katılma payı konusu yapılmayan ve ilgililerin isteğine bağlı hizmetler için uygulanacak ücret tarifesini belirlemek.

        g) Şartlı bağışları kabul etmek.

           h) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan ve miktarı beşbin YTL'den fazla dava konusu olan belediye uyuşmazlıklarını sulh ile tasfiyeye, kabul ve feragate karar vermek.

                                                  i) Bütçe içi işletme ile 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na tâbi ortaklıklar kurulmasına veya bu ortaklıklardan ayrılmaya, sermaye artışına ve gayrimenkul yatırım ortaklığı kurulmasına karar vermek.

   j) Belediye adına imtiyaz verilmesine ve belediye yatırımlarının yap-işlet veya yap-işlet-devret modeli ile yapılmasına; belediyeye ait şirket, işletme ve iştiraklerin özelleştirilmesine karar vermek.

                                                 k) Meclis başkanlık divanını ve encümen üyeleri ile ihtisas komisyonları üyelerini   seçmek.

                                                  l) Norm kadro çerçevesinde belediyenin ve bağlı kuruluşlarının kadrolarının ihdas, iptal ve değiştirilmesine karar vermek.

        m) Belediye tarafından çıkarılacak yönetmelikleri kabul etmek.

                                                  n) Meydan, cadde, sokak, park, tesis ve benzerlerine ad vermek; mahalle kurulması, kaldırılması, birleştirilmesi, adlarıyla sınırlarının tespiti ve değiştirilmesine karar vermek; beldeyi tanıtıcı amblem, flama ve benzerlerini kabul etmek.

                                                 o) Diğer mahallî idarelerle birlik kurulmasına, kurulmuş birliklere katılmaya veya ayrılmaya karar vermek.

                        p) Yurt içindeki ve İçişleri Bakanlığının izniyle yurt dışındaki belediyeler ve

                           mahallî idare birlikleriyle karşılıklı iş birliği yapılmasına; kardeş kent ilişkileri kurulmasına;

                           ekonomik ve sosyal ilişkileri geliştirmek amacıyla kültür, sanat ve spor gibi alanlarda faaliyet

                           ve projeler gerçekleştirilmesine; bu çerçevede arsa, bina ve benzeri tesisleri yapma,

                           yaptırma, kiralama veya tahsis etmeye karar vermek.

       r) Fahrî hemşehrilik payesi ve beratı vermek.

                                                s) Belediye başkanıyla encümen arasındaki anlaşmazlıkları karara bağlamak.

                                                t) Mücavir alanlara belediye hizmetlerinin götürülmesine karar vermek.

             u) İmar plânlarına uygun şekilde hazırlanmış belediye imar programlarını görüşerek kabul etmek.                                              

                                              

                                               2) Belediye Encümeni ile İlgili Görevleri:

                            a) Stratejik plân ve yıllık çalışma programı ile bütçe ve kesin hesabı inceleyip belediye meclisine görüş bildirmek.

                                                 b)Yıllık çalışma programına alınan işlerle ilgili kamulaştırma kararlarını almak ve       uygulamak.

        c) Öngörülmeyen giderler ödeneğinin harcama yerlerini belirlemek.

        d) Bütçede fonksiyonel sınıflandırmanın ikinci düzeyleri arasında aktarma   yapmak.

       e) Kanunlarda öngörülen cezaları vermek.

         f) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu olan belediye uyuşmazlıklarının anlaşma ile tasfiyesine karar vermek.

                      g) Taşınmaz mal satımına, trampasına ve tahsisine ilişkin meclis kararlarını uygulamak; süresi üç yılı geçmemek üzere kiralanmasına karar vermek.

         h) Umuma açık yerlerin açılış ve kapanış saatlerini belirlemek.

         i) Diğer kanunlarda belediye encümenine verilen görevleri yerine getirmek.

 

3) Genel Evrak Kayıt ile İlgili Görevler:

a) Belediye Başkanlığı’na kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.

 

b) Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.

c) Belediyeden ve bağlı birimlerinden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek.

 

4) Evlendirme Memurluğu ile İlgili Görevleri:

a) Evlendirme müracaatlarını kontrol etmek.

b) Evlendirme Dairesi içinde ve mesai saatleri dışında, çeşitli mekanlarda nikah kıymak.

c) Ceza evlerindeki nikahların kıyılabilmesi için ilgili cezaevi savcılıkları ile yazışma yaparak gerekli izinlerin alınmasından sonra cezaevinde nikah kıymak.

d) Yabancı uyruklu kişilerin nikahlarını kıymak, tereddüt edilen evraklar var ise ilgili konsolosluk ve Dışişleri Bakanlığı yetkili birimleri ile irtibat sağlayarak evrakların doğruluğunu teyit etmek.

e) Gelen ve giden yazıları yazmak ve dosyalamak. Gelen ve giden defterlerini düzenlemek, Çiftlerin müracaat dilekçelerini bizzat yazmak. Uluslararası Aile Cüzdanlarının kayıt defterini tutmak.

f) Çiftlerin mernis evlendirme evraklarını düzenlemek ve Nüfus Müdürlüğü’ne sunmak. Evrakları dosyalamak.

g) Çiftlerin Nüfus Müdürlüğü’ne evlilik tescilini gerçekleştirmek.

h) Evlendirme kütüğü defterini yazmak.

i) Nikah şahitlerinin bilgilerini yazmak ve imzaya hazır hale getirmek. Uluslararası Aile Cüzdanını düzenlemek, imzaya hazır hale getirmek.

j) Görev alanı ile ilgili olarak elektronik veya kağıt ortamında gelen ve giden tüm evrakların kaydedilmesi, cevaplanması, elektronik kaşelenmesi, dosyalanması, zimmetlenmesi ve sonuçlanmasına kadar her türlü takip işlemlerini yapmak.

 

5) Arşiv Hizmetleri

Meclis ve Encümen karar asılları ile diğer bürolara ait iş ve işlemlerin arşiv hizmetlerinin (tasnif, imha, saklama vb.) İçişleri Bakanlığı’nın Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği doğrultusunda yapılmasının sağlanması.

 

6) Diğer Görevleri:

Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak.

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

a) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

b) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak           .

c) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

d) Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

e) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.

 

 

 

MADDE 6-

MECLİS BÜROSUNUN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

a) Meclise ilişkin yazıları hazırlar, Meclis evrağını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.

b) Meclise ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.

c) Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.

d) Meclise ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.

e) Meclis Üyelerinin huzur hakkı ve puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.

f) Meclis Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.

g) Meclis kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili

Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.

j) Meclise ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.

k) Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur. Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrağın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

MADDE 7-

ENCÜMEN BÜROSUNUN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

a) Encümene ilişkin yazıları hazırlar, Encümen evrağını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.

b) Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.

c) Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.

d) Encümen Üyelerinin ödenek ve puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.

e) Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.

f) Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili

Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.

g) Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına

yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.

j) Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur. Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

MADDE 8-

GENEL EVRAK KAYIT BÜROSUNUN GÖREV VE                      SORUMLULUKLARI

a) Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.

b) Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin

çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.

c) Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.

d) Gizlilik dereceli yazıların müdür tarafından açıldıktan sonra havalesinin yapılmasını sağlar.

e) Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.

f) Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ye gönderilmesini sağlar.

g) Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.

h) Kaybolan evraklardan her zaman için Evrak Kayıt Bürosu personelleri ve dağıtıcı sorumludur.

MADDE 9-

YÜRÜRLÜK:

a) Yazı İşleri Müdürlüğü’ nün 01.04.2016 tarih ve 128 sayılı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görev ve Çalışma Yönetmeliği 11.08.2017 tarih ve 256 sayılı meclis kararı ile yürürlükten kaldırılmıştır.

b) Bu yönetmelik 5393 Sayılı Kanunu’nun 18/m maddesi gereği, Van İpekyolu Belediyesi Meclisi’nin 11.08.2017 tarih ve 256 sayılı kararı doğrultusunda 3011 Sayılı Kanunu’nun 1. maddesi gereği ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

MADDE 10-

YÜRÜTME: Bu Yönetmelik hükümleri İpekyolu Belediye Başkanı tarafından yürütülür.