T.C

İPEKYOLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Plan ve Proje Müdürlüğü

Görev ve Çalışma Yönetmeliği

 

MADDE 1-

AMAÇ ve KAPSAM :

Bu yönetmeliğin amacı Plan ve Proje Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir. Bu yönetmelik Plan ve Proje Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

 

 

 

MADDE 2-

DAYANAK : - (1) Bu Yönetmelik, 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b ve 18/m maddeleri ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

MADDE 3-

TANIMLAR

Bu yönetmelikte geçen;

                             Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

                             Belediye                  :İpekyolu Belediyesi

                             Başkan                    :İpekyolu Belediye Başkanlığı

                             Başkan Yardımcısı   :Başkanı tarafından görevlendirilen Belediye Başkan Yardımcısını

                             Meclis                     :İpekyolu Belediye Meclisi’ni

                             Encümen                 :İpekyolu Belediye Encümeni’ni

                             Büyükşehir               :Van Büyükşehir Belediye Başkanlığı

                             Müdürlük                  :Plan ve Proje Müdürlüğünü

                             Müdür                      :Plan ve Proje Müdürünü

                             Büro sorumlusu        :Plan ve Proje, İhale ve İdari ve Mali İşler Bürolarının sorumlularını

                             Personel                  :Plan ve Proje Müdürlüğünde çalışan personeli

                             Yönetmelik               :Plan ve Proje Müdürlüğünün görev ve çalışma yönetmeliğini

                             Kentsel Donatı         :İmar Planında, Kamu Kurumu Alanları, Belediye  Hizmet Alanları, Ticaret Alanları, Açık ve Yeşil Alanlar, Spor Alanları, Eğitim Tesisi Alanları, Sosyal ve Kültürel Tesis Alanları, Dini Tesis Alanları, Sağlık Tesisi Alanları gibi isimlendirilen alanlara yapılan yapıları ifade eder.

MADDE 4-

TEŞKİLAT VE ORGANLAR

                                        a) Müdür

                                        b) Plan ve proje büro sorumlusu

                                        c) İhale büro sorumlusu

                                        c) İdari ve Mali büro sorumlusundan oluşur.

 

Plan ve Proje Müdürü

TEŞKİLAT VE ORGANLAR ŞEMASI

 

 

 

3-İdari ve Mali İşler Bürosu

1-Plan ve Proje Bürosu

2-İhale Bürosu

MADDE 5-

                                        Plan ve Proje Müdürlüğü’nün görevleri 

 

1. Meri Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde Belediye Başkanı, Başkan Yardımcıları, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni, Müdürlükler ve halkın talepleri doğrultusunda, İlçesinin yüksek kentsel standartlara ulaştırılması, tarihi ve kültürel değerlerinin korunması, kent kimliğinin geliştirilmesi için gerekli projeleri ve proje önceliklerini belirlemek, ilçenin kentsel donatılarını arttırmak, her türlü yol, meydan, bulvar ve yaya yollarını güzelleştirecek projeler, Belediye sınırları dâhilinde yapılacak her türlü yapı, sanat yapısı, park, bahçe, çevre düzenlemesi, meydan, hizmet binaları vb. yapıların yapılmasında çağın gerektirdiği, uygulanabilir modern projeler üretmek, bu projelerle alakalı görselleştirme yapmak, bakım ve onarım projeleri hazırlamak, ihalesini gerçekleştirmek ve yapıma hazır hale getirmek.
2. Belediyenin ve kentin ihtiyaçları doğrultusunda yapılacak Kentsel Donatılar ve uygulanacak projelerin ilgili mevzuat ve standartlar çerçevesinde alt ve üst ölçek planları,  avan ve uygulama projeleri olmak üzere mimari, statik, mekanik, elektrik, dekorasyon, ve peyzaj projelerini hazırlamak veya hazırlatmak,
3. Projelendirilmesi düşünülen yerle alakalı olarak mevcut yerin proje yapılmasına uygunluğunu araştırmak, zemin etüt raporlarını hazırlatmak, gerekmesi halinde ÇED raporu, Hakim rüzgar yönü ve çevresel faktörleri araştırmak. Yapımına karar verilen her türlü projenin yapım süreçlerini belirlemek, iş akış programları yapmak.
4. İlçemizde bulunması uygun görülen Kentsel Donatılar ve projelerin yapımı için Başkanlığa teklif sunmak.
5. Başkanlıkça ihtiyaç olduğu tespit edilerek gündeme alınan Kentsel Donatılar ve projeler ile ilgili araştırmalar yaparak Belediye Başkanına ve/veya Belediye Meclisine görüş bildirmek. Faaliyet alanı ile ilgili ulusal ve uluslar arası araştırmalar yapmak, toplantı ve seminerlere katılmak, eğitim ve seminerler düzenlemek.
6. Başkanlıkça yapımına karar verilen Kentsel Donatılar ve projeler ile ilgili gerekli inceleme-araştırma yaparak ihtiyaç programı çıkarmak, uygun bölge ve arsa belirlemek, gerekirse uzman kuruluşlardan danışmanlık ve müşavirlik hizmeti satın almak.
7. Yapımı planlanan Kentsel Donatıların amacına uygun kullanımını sağlamak için yapımdan önce öneri işletme plan ve programları hazırlamak.
8. İlçede paydaş kurumları ilgilendiren Kentsel Donatıların yapımı (okul, spor salonu vb.) ve projelerin uygulanması için ilgili kurumlar ile iletişim kurmak, söz konusu sosyal donatı ihtiyacının karşılanmasını talep etmek, karşılanamayan Kentsel Donatı ihtiyacının Belediyemizce karşılanma imkanı olanlar için Belediye Başkanına ve/veya Belediye Meclisine teklif sunmak, uygun görülenlerin yapımı için her türlü projenin hazırlanmasını sağlamak.

 

1. Müdürlük ve Belediyenin diğer birimlerince üretilecek projelerle ilgili bütünlük ve eşgüdüm sağlamak,

10. Kardeş şehirler, diğer şehirler ya da kurumlarla ortak projeler geliştirmek, ulusal ve uluslararası hibe, fon ve kredilerden yararlanmak için projeler hazırlamak. 
11. Müdürlüğün faaliyet alanları ile ilgili dünyadan örnekleri incelemek ve ilgililerden bilgi almak üzere Yurtiçine ve Yurtdışına teknik geziler yapmak.

50. Yapımı planlanan Kentsel Donatılar ve uygulanacak projelerin en iyi şekilde yapılabilmesi için Kamu İhale Kanununa göre fikir projesi ve yapı projesi başta olmak üzere her türlü yarışmaları düzenlemek.

1000. Her türlü projeyi Kamu İhale Kanununa göre ihaleler düzenleyerek satın almak, bu doğrultuda ihtiyaca uygun teknik şartnameler hazırlamak.
14. Projeler tasarım aşamasında iken proje müellifleri ile sürekli koordine halinde olmak, her aşamada Belediye içinde ilgili birimlerin ve/veya Belediye Meclisinin görüşüne sunmak, istişare sonucu hem fikir olunan konularda müelliflere bilgi vererek projeyi yönlendirmek.
15. Yapımı planlanan Kentsel Donatılar için alternatif arsalar araştırarak, Belediye Başkanına ve/veya Belediye Meclisine teklif sunmak.
16. Projelerin yapılacağı Kentsel Donatı Alanlarında gerekli olabilecek İmar Plan Değişiklikleri için Planlama ilkelerine göre yapılması gerekli İmar Plan Revizyonu ve değişikliklerini hazırlamak, Belediye Meclisinin onayına sunmak.
17. Belediye bünyesinde 4734 sayılı Kanun gereği bütçe ödeneği bulunan yapım, mal, hizmet ve danışmanlık ihalelerinin tüm işlemlerinin yapılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ve Belediye tasarrufunda bulunan arsaların 2886 Devlet İhale Kanunu’na göre Kat Karşılığı yapım işi, Yap- işlet- devret modeli ihaleler ile diğer ihalelerin yapılması için gereken çalışmaları yapmak. Bu çerçevede; İhale Onay Belgesi ve Harcama Talimatının alınması. İhale için İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı ve gereken belgelerin hazırlanması. İhale Komisyonlarının oluşturulması. İhalenin yapılması İhaleden sonra yazışma evrakları ile kontrollerinin yapılması. Kanuni süreçler beklenerek sözleşmenin imzalanması. İhale Dosyasının Tamamlanarak ilgili müdürlüğe veya kontrole devir edilmesi işlemlerini yapmak veya yaptırmak.
18. Yapı projeleri hazırlanan Kentsel Donatıların, yapımı gerçekleştiren ilgili Müdürlüğe inşa aşamasında istenilen teknik desteği vermek, ihtiyaç olması halinde projeleri yürütmek, diğer müdürlüklere teknik destek vermek ve teknik destek almak, proje müellifleri, müteahhit ve Belediyenin koordine olmasına yardımcı olmak.
19. Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak.

 

 

 

 

 

MADDE 6-

                                        Plan Proje Müdürünün görevleri aşağıda sayılmıştır.

1. İpekyolu Belediyesi Plan ve Proje Müdürlük Yönetmeliğinde belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle belediye başkanına veya bağlı olduğu başkan yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.
2. Personelin deneyim kazanmasına yardımcı olmak.
3. Müdürlükte gerekli denetimleri yapmak ve gerektiğinde yaptırım uygulamak.
4. Personelin ihtiyacı olan her türlü bilgi ve beceriyi kazanması için gerekli seminer, kurs vb. faaliyetlere personelin katılımını sağlamak.
5. Müdürlük içerisinde görev dağılımını yapmak ve işlerin zamanında sonuçlanmasını sağlamak.
6. Birimler ve personel arası koordinasyonu sağlamak.
7. Belediyemizin misyonunu gerçekleştirmek ve vizyonuna ulaşmak için müdürlüğün hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren stratejik plan ve performans programının hazırlanması için gerekli çalışmaları yapmak.
8. Stratejik planda belirlenen müdürlüğü ile ilgili hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak.
1. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.
10. Diğer birim müdürleriyle koordineli çalışmak.
11. Başkan tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

 

                             MADDE 7-

                             Plan Proje Büro sorumlusunun görevlisi

 

1. Bürosunda çalışan tüm personelin görev dağılımı ve iş tanımları doğrultusunda çalıştırılması, koordinasyonu ve verimli bir şekilde işlerin yürütülmesini sağlamak.
2. Başkanlıkça belirlenen ihtiyaçlara uygun Kentsel Donatıların ve uygulanacak projelerin kapasitesini, öncelikli yapım bölgelerini, yapım sırası ve zamanını, fonksiyon şemalarını, ihtiyaç programlarında neler olacağını araştırmak.
3. İlçemizde hangi bölgenin, hangi kentsel donatıya ve projeye ihtiyacı olduğunu belirlemek.
4. Yapımı düşünülen Kentsel Donatılarda işletme alternatifleri üreterek ihtiyaç programlarını buna göre oluşturarak ihtiyaca uygun fonksiyonel, yaşayan Kentsel Donatıların yapılmasını sağlamak.
5. Değişik Şehir ve Ülkelerde yapılan Kentsel Donatıların şehrimize uygulanabilirliğini ve ihtiyacını araştırmak, gerekirse yerinde incelemek ve ilgililerle istişare yapmak.
6. Kentsel Donatı ve uygulanacak diğer proje ihtiyacını belirlemek amacı ile bölge halkı ile görüş alışverişinde bulunmak, halk toplantıları düzenlemek.
7. Faaliyet alanı ile ilgili anketler yaptırmak, Danışmanlık ve Müşavirlik hizmeti almak.
8. Projelerin, belirli etaplarda Başkanlığa, Belediye Meclisine, ilgili birimlere sunumunu organize etmek.
1. Müelliflerle görüşerek yapı projelerinin her aşamada mevzuata uygunluğunu denetlemek.
10. Yapı projelerinin mevzuata uygunluğu için Belediye içinde ilgili birimlerden yardım almak.( İmar ve Şehircilik Müd., Yapı Kontrol Müd., Fen İşleri Müd. Vs. Emlak ve İstimlak Müd.)
11. Yapı projelerinin mevzuata uygunluğu için Belediye dışındaki resmi kurumlar ile irtibat kurmak, yardım almak.(Büyükşehir Belediyesi, İtfaiye Daire Başkanlığı, Medaş, Anıtlar Kurulu vs.)
50. Yapı projelerinin yapımını alan firma yetkililerine ihtiyaç olan ve Belediyede bulunan her türlü bilgi-belgeyi ulaştırmak, gerekirse diğer birimlerle görüşerek ihtiyaç olan belgeyi temin etmek.
1000. Yapı projelerinin sağlıklı hazırlanabilmesi için, ilgili Kentsel Donatı alanına ait alt-üst yapı hakkında araştırma yapmak, ilgili kurumlarla yazışma yaparak gerekli bilgileri almak, proje müelliflerine vermek.
14. Yapı projelerinin zamanında sözleşme ve şartnamelerine uygun teslim ve kabulünü gerçekleştirmek.
15. Kentsel Donatıları ve diğer projeleri hazırlayan firma veya proje müelliflerine alan ve bölgeyi tanıtmak, yer teslimi yapmak.
16. Yapımına karar verilen Kentsel Donatıların en iyi şekilde projelendirilmesi için yapı projelerinin ne şekilde temin edileceğini belirlemek.
17. Özellik arz eden Kentsel Donatılarda ve diğer projelerde gerekirse proje yarışmaları düzenlemek, yarışmanın şeklini ve formatını belirlemek.
18. İhtiyaç programı netlik kazanmayan konularda fikir yarışmaları düzenlemek.
19. Yapımına karar verilen Kentsel Donatıların yapı projelerinin tahmini keşfi ile ilgili Meslek Odalarından ve kurumlardan bilgi almak.
20. Yapı projeleri hazırlanacak olan Kentsel Donatılara ait alanların zemin etütlerini Kamu İhale Kanununa göre yaptırtmak.

 

                             MADDE 8-

                             İhale Büro sorumlusunun görevleri :

Başkanlık tarafından gerçekleştirilecek doğrudan temin yöntemi dışındaki satınalmaları ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleştirmekten sorumludur. Bu işi yürütürken diğer müdürlüklerden ihaleyi gerçekleştirmek ve komisyonlarda görev almak üzere personel görevlendirilmesini talep edebilir. İhale Büro sorumlusu aşağıdaki iş ve işlemlerin takip ve koordinasyonundan sorumludur.

1. Birimlerden talebin gelmesi (teknik şartname dahil)
2. Piyasa araştırma komisyonu kurulması
3. Yaklaşık maliyetin belirlenmesi
4. İhale İlan ve İhale şeklinin belirlenmesi
5. İhale Onay Belgesinin alınması
6. İhale Kayıt numarası alınması ( KİK.’dan dan)
7. İhale İlanının verilmesi
8. Şartnamenin hazırlanması
1. İhale Komisyonun kurulması
10. İsteyen firmalara şartnamenin ve standart formların verilmesi(ücret karşılığı)
11. İhaleden önce teklif zarflarının alınması
50. 4734 sayılı yasanın ilgili maddesi gereğince ihalenin gerçekleştirilmesi.
1000. İhale Komisyon kararının alınması.
14. İlgili firmanın yasaklılık teyidin alınması.
15. İlgililere Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi.
16. Sözleşmeye davet edilmesi.
17. Kesin teminatın alınması.
18. 10. madde ile ilgili belgelerin istenmesi.
19. Sözleşmenin imzalanması.
20. Sözleşme imzalandıktan sonra işin ilgili müdürlük veya kontrolöre havale edilmesi.

                             MADDE 9-

                             İdari ve Mali İşler Büro sorumlusunun görevleri :

a) Encümene ilişkin yazıları hazırlar, Encümen evrağını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.

b) Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.

c) Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.

d) Encümen Üyelerinin ödenek ve puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.

e) Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.

f) Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili

Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.

g) Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.

j) Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur. Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

 

 

 

MADDE 10-

YÜRÜRLÜK:

Bu yönetmelik 5393 Sayılı Kanunu’nun 18/m maddesi gereği, Van İpekyolu Belediyesi Meclisi’nin 06.02.2018 tarih ve 65 sayılı kararı doğrultusunda 3011 Sayılı Kanunu’nun 1. maddesi gereği ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

MADDE 11-

YÜRÜTME: Bu Yönetmelik hükümleri İpekyolu Belediye Başkanı tarafından yürütülür.